提升工作效率最关键的十点,你做到了几点

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现在的社会是强调效率的时代，大家都知道效率在职场的重要作用，所以效率的话题是人人都不能回避的。但要成为职场的弄潮儿，还要掌握超效能工作的技巧。我在一家港资企业从事管理咨询时，曾建议总经理对行政部经理给予降级使用，其原因就是那位行政经理在效率方面差强人意。每次安排她的事情，十有六七不能如期完成，而且一大堆的借口。有这样的职员当经理，行政部的工作可想而知。因为面子过不去，那位行政经理在降职第二天就递交了辞职书。我们给行政部新招聘一位注重高效和实效的经理，行政部的工作局面很快就打开了。在高效经理的带领下，行政部的所有职员工作效率得到不同程度的提升，为企业高效运营起到了很好的促进作用。这里介绍几个超效能工作的技法供读者参考。1．建立正确的效率观。思想观念对于个人成长是非常重要的，但思想观念是可以通过不断的学习逐步升华的。一旦树立起正确的效率观念，就能从内心世界给工作打上高效的烙印。许多成功的人士，也常常得益于他们的效率观比别人棋高一筹。海尔集团总裁张瑞敏先生倡导的“日事日毕、日清日高”是正确的效率观；台塑大王王永庆奉行的“把复杂的事情简化”是效率观；日本丰田汽车公司的大野奈一创立的“精益生产”模式，同样是正确的效率观……唯有树立起高效工作的意识，然后寻求快捷的工作方法，才能创造出理想、快捷的工作业绩。2．让时间管理熔合在工作当中。时间是我们工作中可资利用的特殊资源。要提高工作效率，科学的时间管理是必不可少的。事实证明，工作高效的人士都是善于利用时间并且注重时间管理的。我们每个人都要面对琐碎而复杂的工作，如果不能对时间作科学合理的安排，要高效工作就是一句空话。那么，怎样高效利用时间呢？（1）将工作事项整理分类。我们常常看到这样的情况：有的人工作开展的得心应手，事务处理的井井有条，业绩非常可观。而另有一些人却显得力不从心，工作的效率和质量都大打折扣。细细观察就会发现，工作井井有条、业绩非常可观的人，是懂得对工作整理分类的人，他们会按照重要程度和时间要求将工作分出主、次和先、后，然后进行统筹安排。另一种人则缺少这方面的意识，工作处于无序状态，所以很难高效起来。例如办公室工作，就可以按照“事务型”和“思考型”，将其分为两个大类：A．事务型工作：填写工作报表、收发E-mail、整理备忘录、处理信函等。这些常规性的工作因其性质相近，可以将其划为一个大类，集中整块的时间处理（甚至可以安排情绪不佳的时候或零碎的工作间隙来完成）。B．思考型工作：这类工作需要动脑筋，要有灵感作依托才有效率，所以要安排在头脑清醒、精力充沛、没有干扰的时间段才有效率。（2）认真分析工作重点、难点。我们的工作常常存在这样的情况：有的较为紧迫，必须马上完成；有的则可以适度放缓；有的要求精度很高，需要用心做细做好；有的不必花费太大精力；有的却非一人之力所能解决，需要借助他人或者团队的力量。经过认真的分析，找出其中的重点、难点，为制订工作计划提供可行的参考依据。（3）制订相应的工作计划。导入有效的计划，能让工作有条不紊的展开，减少盲目性和工作遗漏状况。制订工作计划要注意2点：A．有效性。任何的计划都要具备时效性，所以要对完成任务的时间作好考量，先梳理工作内容，将要做的工作按照轻重缓急进行划分，合理安排具体时间。有些较特殊的工作，还要考虑多投入时间和精力。B．可行性。工作计划不是做给别人看的，是高效工作必不可少的科学管理手段，所以要求能切切实实的执行，不能有应付的心态。（4）加强完成任务的紧迫感。工作计划一旦确定下来，就要加强执行。因此要有紧迫感，学会给自己施加压力。3．随时调整工作方法。要实现工作高效，除了上面的努力之外，还要学会变通，寻找行之有效的第二条或第三条路。谭先生是香港人，在一家港资金属制造有限公司就任生产经理。公司要对生产车间推行标准化战略，实施“7S”管理（即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约）。刚开始时，谭先生采用常规方式，将7个项目同时推进，结果效果很不理想，受到老板的质疑。谭先生向我诉说他们推行“7S”管理的困惑，并诚意请我给他们指点一二。我了解到该公司的实际情况后，引导谭先生先在7个项目中找出关键因素——素养，以及素养的核心因素——人。我在从事管理培训时，发现很多学员对“5S”和“7S”都有不同程度的误解，认为几个项目同样重要。其实不管是推行“5S”管理还是“7S”管理，最重要的都是“素养”这个要素。因为实施“5S”和“7S”管理的关键是要做好整理、整顿、清扫、清洁后的维持工作，所以要让车间所有员工都认识到实施“5S”和“7S”管理的好处，并培养他们遵守纪律、规则和维护成果的自觉性，让大家共同维持那些来之不易的成果。如果不在“人”的思想意识方面加强，其他项目做的再好也没有多大意义。我建议谭先生调整工作方法，将原来“7个项目同时推进”的做法调整为重点加强素养教育，提高干部和员工的素养。在培训课上，我也向学员提出：要在实施“5S”和“7S”管理工作中取得良好业绩，一定要从“素养”这个关键要素入手，先解决“人”的问题。谭先生接受我的建议，将其他6个项目暂停，重点实施素养教育。等大家对实施“7S”管理的重要性充分理解了，提高了认识，我又建议他们选择一个部门作为实施“7S”管理的示范点。并要求示范点对每一个项目进行细节分解，将所有的细节做到位。谭经理要求示范部门严格按照标准操作，很快收到了不同寻常的效果，在公司标准化管理中树立了典范。紧接着，我建议谭经理带领各部门到示范点参观学习，对关键环节作强调要求。这样一来，各部门的干部、员工不但提高了对“7S”管理的认识，也掌握了实施“7S”的步骤和操作技巧，从而减少了盲目性。在时机成熟时，该公司全面导入“7S”实施，结果收到了意想不到的效果。公司老板对谭经理彻底扭转7S困局的工作效果给予很高评价。4．随时记录灵感。灵感是稍纵即逝的东西，对从事思考型工作的员工来说，灵感就是效率，更应该随时抓住。年冬天，我在深圳讲《现场管理与现场改善》课程，中间休息时，无意中听到两个公司的老板在聊成本的事情，从表情来看，他们对成本既非常关心又颇为无奈。的确，这几年企业的老板被成本上涨问题折磨得很头疼，又苦无良策。虽然我讲的《现场管理与现场改善》课程也涉及到成本，但针对性不强。我抓住企业老板最
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